Microsoft comunicó en el último trimestre de 2023 que en 2024 simplificará las herramientas de gestión de proyectos y tareas. Para entenderlo mejor, actualmente la suite Microsoft 365 tiene 3 herramientas para la gestión de proyectos y tareas:
- Microsoft ToDo: Es la herramienta de gestión de tareas integrada en Outlook. Está pensada sobre todo para el uso individual.
- Microsoft Planner: Espacios de colaboración para definir y hacer seguimiento de las tareas del equipo mediante paneles kanban.
- Microsoft Project: La herramienta con más historia en la compañía que ahora tiene versión web. Orientada a la planificación de recursos en proyectos con diagramas de GANTT.
Aunque se han incorporado integraciones entre todas estas herramientas (puedes ver las tareas de Planner en ToDo, o puedes convertir un plan de Planner en un proyecto de Project), lo cierto es que la dispersión de herramientas genera un entorno de fragmentación de la información que resulta poco eficaz.
Nueva versión de Planner en Teams
El primero de los cambios que recibirán los usuarios de Microsoft 365 será en la aplicación de tareas integrada en Microsoft Teams.
La actual aplicación de tareas de Teams, llamada ‘Task de Planner y ToDo‘, permite ver en un mismo espacio todas las tareas de ToDo y todos los planes de Planner.
La nueva versión se llama Planner, e incorpora la siguiente estructura:
- Mis tareas: Listado completo de tareas, tanto las de ToDo como las de Planner.
- Mis planes: Listado completo de planes en los que participas.
- Fijados: Planes anclados o marcados como favoritos para un acceso rápido.
Además, lo más interesante es que incorpora nuevas funcionalidades que actualmente están disponibles en Microsoft Project web. Las más destacadas son las siguientes:
- Asignación de esfuerzo a las tareas: Permite indicar el tiempo estimado y el % completado en cada tarea.
- Dependencias: Puedes establecer la dependencia de una tarea con respecto a otras para organizar flujos de trabajo y caminos críticos.
- Escala de tiempo: Añade una vista de las tareas en formato de diagrama de GANTT.
- Objetivos: Se pueden definir objetivos con plazos y tareas asociadas.
- Sprints: Se pueden establecer periodos de ejecución de trabajo a los que asociar tareas.
A todo esto se suma un mayor número de opciones para filtrar y analizar la información incluida.
IA para hacer más eficiente el trabajo
Como era de esperar, viendo la progresiva introducción de Copilot en todas las herramientas de Microsoft 365, la nueva aplicación de Planner incorpora el motor de inteligencia artificial (IA).
La IA facilita, por ejemplo, la creación automática de tareas. Puedes indicarle que cree el listado de tareas necesario para realizar un proyecto de una determinada temática, y de forma rápida tienes todas las tareas en tu plan de Planner.
Sistema Adocc para tu equipo con Microsoft 365
Nuestra recomendación es que antes de incorporar cualquier nueva herramienta pienses en las necesidades de organización y comunicación de tu equipo.
Diseña el sistema de trabajo y a partir de ahí elige las herramientas que mejor pueden cubrir las necesidades.
Aquí te contamos algunos ejemplos de sistemas de trabajo para tu equipo: https://lafabricadeltiempo.es/sistema-adocc
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