El ritmo vida actual puede ser abrumador, y mantener un seguimiento de nuestras tareas diarias es esencial para una buena organización personal.
En La Fábrica del Tiempo® llevamos más de 12 años formando a profesionales sobre técnicas y herramientas de organización, y consideramos clave usar espacios diferentes para organizar y almacenar la información de ámbito personal y profesional. Eso no quita que puedas tener integrada la información, es decir, que puedas añadir tu calendario de Outlook o Google Calendar personal en tu cuenta profesional para ver todo en un mismo espacio, pero de origen la información permanece separada y segmentada.
En este sentido, la aplicación Recordatorios de Apple se posiciona como una herramienta poderosa que te permite gestionar tus tareas de manera eficiente y sencilla.
En este artículo vamos explorar cómo puedes utilizar esta aplicación para organizar tus tareas relacionadas principalmente con tu ámbito y contexto personal.
Descripción de Recordatorios
Recordatorios es una aplicación diseñada para ayudarte a crear y gestionar listas de tareas. Con una interfaz intuitiva y fácil de usar, permite a los usuarios añadir, editar y eliminar tareas de manera rápida. Además, la aplicación se integra perfectamente con otros servicios de Apple, como Siri o el calendario, lo que facilita aún más la gestión de tus recordatorios.
Disponibilidad en sistemas operativos de Apple
La aplicación Recordatorios está disponible en varias plataformas de Apple, lo que permite a los usuarios acceder a sus tareas desde diferentes dispositivos:
- Mac OS X: Disponible en versiones recientes de macOS, la aplicación ofrece una experiencia completa en el escritorio.
- iOS: La aplicación está disponible en iPhones, permitiendo a los usuarios gestionar sus tareas sobre la marcha.
- iPadOS: Optimizada para iPads, la aplicación aprovecha la pantalla más grande para una mejor visualización y organización.
- WatchOS: En el Apple Watch, puedes consultar tus recordatorios y recibir notificaciones, lo que te permite estar al tanto de tus tareas sin necesidad de sacar el teléfono.
Además, la aplicación puede usarse a través del navegador web desde iCloud (https://www.icloud.com/reminders/).
Funcionalidad principal
La principal funcionalidad de Recordatorios es la creación y gestión de tareas. Puedes organizar tus tareas en diferentes listas, añadir fechas de vencimiento, establecer prioridades y más.
La aplicación también permite la creación de tareas recurrentes, lo que es ideal para aquellas actividades que realizas de forma regular.
Aclaración metodológica: Diferencia entre tareas y eventos
Antes de comenzar a utilizar la aplicación Recordatorios es conveniente entender la diferencia entre una tarea y un evento, para decidir de forma más eficaz qué herramienta utilizar para cada caso.
Tanto tarea como evento pueden ser definidos como acciones, pero la diferencia radica en que la tarea se refiere a un compromiso de acción, generalmente individual, y que no tiene necesariamente un día y una hora concreta de ejecución. Por el contrario, el evento, supone una acción en la que generalmente participan 2 o más personas, y que, además, tiene establecido un día y una hora de ejecución.
La aplicación Recordatorios está orientada a la gestión de tareas y no a la gestión de eventos, que para eso ya cuenta con una aplicación específica de calendarios en el propio ecosistema de Apple.
Configuración y uso de ‘Recordatorios’
Definir las listas de tareas necesarias
La aplicación Recordatorios cuenta con 5 niveles de organización de la información. Son los siguientes:Te
| Nivel | Descripción |
| Grupo | Permite agrupar listas de tareas por temática o contexto. |
| Lista de tareas | Pueden crearse varias listas de tareas, y contienen secciones o tareas. |
| Sección | Pueden crearse varias secciones dentro de una misma lista de tareas.
Una sección únicamente puede pertenecer a una lista de tareas. |
| Tarea | Puede añadirse a una lista de tareas o a una sección. |
| Subtarea | Pertenece a una tarea y sirve para proporcionar más detalles sobre acciones más concretas. |
Si bien es una aplicación más enfocada a un uso personal o ‘doméstico’, principalmente por sus carencias en cuanto a integración con herramientas de productividad empresarial, lo cierto es que tiene un número más alto de niveles de organización que el que podemos encontrar en otras herramientas como Google Task o Microsoft To Do.
Revisados los tipos de niveles, el primer paso es definir el número de listas de tareas a utilizar en base a las necesidades. Algunos ejemplos de necesidades pueden ser:
- Organizar mis tareas individuales (gestión financiera, salud, deporte, estudios, etc).
- Organizar mis tareas relacionadas con el hogar (contratos, seguros, reparaciones, etc). Si compartes el hogar con alguna otra persona que utilice el ecosistema de Apple, puedes compartir dicha lista para asignar las tareas a cada persona responsable.
- Organizar mis tareas relacionadas con la compra. Apple utiliza IA para organizar de forma automática los elementos incluidos en una lista de la compra en secciones como frutas y verduras, agua y bedidas, etc.
Cómo crear una lista de tareas
Para crear una lista de tareas de las definidas previamente, hay que aplicar los siguientes pasos:
Paso 1: Abrir la aplicación Recordatorios (en cualquiera de las versiones mencionadas anteriormente).
Paso 2: Hacer clic en «Agregar lista» en la parte inferior de la pantalla.
Paso 3: Asignar un nombre a la lista y selecciona un color si lo deseas. Si es una lista de la compra, selecciona la opción «Compras» para aprovechar la categorización automática.
Paso 4: Hacer clic en «Aceptar» para crear la lista.
Cómo añadir columnas (secciones) a la lista de tareas
Para organizar mejor tus tareas, puedes añadir secciones a tu lista. Estas secciones se pueden mostrar en formato columnas para tener una vista kanban en la aplicación.
En el caso de la lista para organización de tareas, la recomendación es establecer un conjunto de secciones que reflejen el ciclo de vida de una tarea. La propuesta mínima es la siguiente:
- Por hacer: Tareas que aún no has comenzado.
- En progreso: Tareas en las que estás trabajando actualmente.
- En espera: Tareas que están pendientes de alguna acción de una tercera persona.
Para añadir una sección únicamente hay que hacer clic en el icono situado en la esquina superior izquierda llamado «Añadir una nueva sección».
Una vez creadas las secciones, en la opción «Vista» del menú se puede seleccionar «Como columnas» para tener una visualización como la siguiente:
Cómo añadir una tarea
Las tareas son el elemento principal de la aplicación Recordatorios, y los pasos a seguir para crearlas son los siguientes:
Paso 1: Seleccionar la lista en la que se quiere añadir la tarea.
Paso 2: Hacer clic en «Nueva tarea» o el ícono de «+» situado en la esquina superior derecha.
Paso 3: Escribir el nombre de la tarea.
Paso 4: Añadir detalles adicionales, como fecha de vencimiento, notas o etiquetas.
Tareas recurrentes
Si la tarea se repite de forma periódica, es recomendable añadirla en la sección ‘En progreso’, indicar la fecha de la siguiente ejecución, y configurar la opción repetir con la frecuencia deseada (diaria, semanal, mensual, etc).
Cómo crear una lista compartida
Una de las opciones más potentes de Recordatorios es poder compartir una lista con otras personas, como por ejemplo las tareas del hogar o la lista de la compra.
Para convertir una lista en ‘compartida’ tan solo hay que invitar a la/s persona/s deseada/s a través de los siguientes pasos:
Paso 1: Abrir la lista que se desea compartir.
Paso 2: Hacer clic en «Agregar personas» o el ícono de compartir.
Paso 3: Indicar el correo electrónico de la persona con la que se desea compartir la lista, y enviar la invitación.
A partir de este momento, todas las personas participantes pueden añadir y modificar tareas en la lista compartida, y se pueden realizar asignaciones de las tareas para indicar la persona responsable de ejecución de cada una de ellas.
Uso en diferentes dispositivos e integraciones
La ventaja de tener la aplicación Recordatorios en múltiples dispositivos es que puedes acceder a las tareas en cualquier momento y lugar.
En cuanto a las integraciones, las dos más destacadas son las siguientes:
- Siri: Puedes hacer uso del asistente de Apple para añadir de forma rápida las tareas en cada una de las listas.
- Calendar: En las últimas versiones de los diferentes sistemas operativos se puede añadir el listado de recordatorios en el calendario para ver en un único espacio las tareas y los eventos de cada día.
Conclusión
La aplicación Recordatorios de Apple es una herramienta versátil y fácil de usar que te ayuda a mantenerte organizado en tu vida personal. Con su disponibilidad en múltiples dispositivos y su funcionalidad intuitiva, puedes gestionar tus tareas de manera efectiva y asegurarte de que nada se te escape.
¡Empieza a organizar tus tareas hoy mismo y disfruta de una vida más ordenada!
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